Deletou um arquivo no SharePoint sem querer? A boa notícia é que, na maioria dos casos, a recuperação é simples e não exige suporte técnico. A plataforma mantém os itens excluídos em uma lixeira com dois estágios, o que dá uma margem de segurança considerável antes que qualquer dado seja perdido definitivamente.
O processo varia um pouco dependendo de onde o arquivo estava armazenado, de quem o excluiu e de quanto tempo se passou desde a exclusão. Mas em todos os cenários mais comuns, existe um caminho claro a seguir.
Este guia cobre cada situação: desde restaurar um único documento pela lixeira padrão até recuperar uma biblioteca inteira ou um site excluído. Se você ainda não conhece bem o que é o Microsoft SharePoint e como ele organiza arquivos e permissões, vale entender isso primeiro para que os passos abaixo façam mais sentido.
Onde encontrar a lixeira do SharePoint?
A lixeira do SharePoint fica no menu lateral esquerdo do site, logo abaixo das opções de navegação principal. Para acessá-la, basta entrar no site onde o arquivo estava armazenado e procurar o item Lixeira na barra lateral. Se o menu estiver recolhido, clique em Editar ou role até o fim das opções visíveis.
Caso você não veja a lixeira no menu, acesse diretamente pelo URL adicionando /_layouts/15/RecycleBin.aspx ao endereço do seu site. Essa é uma forma rápida de chegar lá sem depender da navegação visual.
Vale lembrar que cada site do SharePoint tem sua própria lixeira independente. Se o arquivo estava em um subsite ou em uma coleção de sites diferente, você precisará acessar a lixeira específica daquele ambiente, não a do site principal. Saber como acessar o SharePoint pela internet de forma correta ajuda a não se perder nessa navegação.
Como restaurar arquivos e pastas da lixeira simples
Restaurar um item da lixeira padrão é direto. Com o arquivo localizado na lixeira do site, siga estes passos:
- Acesse a lixeira do site conforme explicado acima.
- Marque a caixa de seleção ao lado do arquivo ou pasta que deseja recuperar.
- Clique em Restaurar no menu superior.
- Confirme a ação quando solicitado.
O item volta automaticamente para o local original onde estava antes de ser excluído. Se a pasta pai também tiver sido deletada, o SharePoint recria a estrutura de diretórios para acomodar o arquivo restaurado.
Você pode restaurar vários itens de uma vez marcando múltiplas caixas de seleção antes de clicar em restaurar. Isso é útil quando um colaborador excluiu acidentalmente vários documentos de uma biblioteca.
É importante saber que, por padrão, qualquer usuário que tenha permissão de contribuição no site consegue restaurar seus próprios arquivos deletados. Administradores conseguem ver e restaurar arquivos excluídos por qualquer pessoa do site.
Como acessar a lixeira de segundo estágio no SharePoint
Quando um item é removido da lixeira principal, ele não desaparece imediatamente. Ele vai para a lixeira de segundo estágio, também chamada de lixeira da coleção de sites. Esse é o segundo nível de proteção antes da exclusão definitiva.
Para acessá-la, você precisa ter permissões de administrador da coleção de sites. O caminho é:
- Acesse a lixeira do site normalmente.
- Na parte inferior da página, clique em Lixeira de segundo estágio.
- Localize o arquivo desejado na lista exibida.
- Marque o item e clique em Restaurar.
Se você não vê esse link na lixeira, provavelmente não tem permissão de administrador da coleção de sites. Nesse caso, será necessário solicitar a recuperação a alguém com esse acesso, como o responsável pelo ambiente no time de TI.
Quando usar a reciclagem da coleção de sites?
A lixeira de segundo estágio deve ser consultada quando o arquivo já não aparece mais na lixeira principal do site. Isso acontece em duas situações: o item foi explicitamente removido da lixeira por um usuário, ou o período de retenção da lixeira primária foi atingido e o arquivo migrou automaticamente para o segundo estágio.
Também faz sentido ir direto ao segundo estágio quando um administrador excluiu itens em massa da lixeira do site, quando houve uma limpeza programada do ambiente ou quando o usuário que deletou o arquivo já foi removido da plataforma.
Outra situação comum é quando arquivos são deletados por fluxos automatizados, como scripts ou automações criadas no Power Automate. Nesses casos, o item pode pular etapas e ir direto para o segundo estágio dependendo de como a ação foi configurada.
Ter clareza sobre como o SharePoint funciona internamente ajuda a entender por que os arquivos transitam entre esses dois estágios antes de serem apagados definitivamente.
Por quanto tempo os arquivos permanecem na lixeira?
Os arquivos excluídos ficam na lixeira do SharePoint por 93 dias no total, contando os dois estágios. Esse prazo começa a contar a partir do momento em que o item é deletado originalmente, não a partir de quando ele entra no segundo estágio.
A divisão funciona assim: os itens ficam na lixeira do site até que o espaço dela atinja um determinado percentual do armazenamento total da coleção de sites, ou até serem removidos manualmente. Depois disso, migram para o segundo estágio, onde permanecem até completar os 93 dias totais.
Após esse período, a exclusão é permanente e não é possível recuperar o arquivo pelas lixeiras nativas da plataforma. Por isso, quanto antes você perceber que um arquivo foi deletado por engano, maiores as chances de recuperação sem complicação.
Administradores podem configurar o comportamento da lixeira nas configurações da coleção de sites, incluindo a possibilidade de desativar o segundo estágio, o que não é recomendado em ambientes corporativos.
Como recuperar arquivos deletados do SharePoint via Teams
Quando arquivos são compartilhados e gerenciados pelo Microsoft Teams, eles ficam armazenados em uma biblioteca do SharePoint vinculada ao canal. Deletar um arquivo pelo Teams equivale a deletá-lo do SharePoint, e a recuperação segue o mesmo caminho.
Para recuperar pelo Teams:
- Acesse o canal onde o arquivo estava.
- Clique na aba Arquivos.
- No canto superior direito, clique em Abrir no SharePoint.
- Na página do SharePoint que abrir, acesse a lixeira do site pelo menu lateral.
- Localize e restaure o arquivo normalmente.
Uma alternativa mais rápida é acessar diretamente o SharePoint do site associado ao time e seguir o processo de recuperação padrão pela lixeira, sem precisar passar pelo Teams.
Vale lembrar que arquivos no chat privado do Teams ficam no OneDrive do usuário, não no SharePoint. Para recuperá-los, o caminho é a lixeira do OneDrive daquele usuário específico.
É possível restaurar uma biblioteca de documentos inteira?
Sim, é possível restaurar uma biblioteca de documentos excluída, mas o processo depende do que exatamente foi deletado. Se apenas os arquivos dentro da biblioteca foram removidos, você pode selecioná-los todos na lixeira e restaurar em bloco.
Se a própria biblioteca foi excluída (a estrutura inteira, não só os conteúdos), ela aparecerá na lixeira do site como um único item do tipo biblioteca. Basta selecioná-la e restaurar para que toda a estrutura volte ao lugar, incluindo os documentos que estavam dentro dela.
O mesmo vale para pastas: ao restaurar uma pasta deletada, todo o conteúdo que estava nela no momento da exclusão volta junto, desde que os itens ainda estejam dentro do prazo de retenção.
Se a biblioteca foi deletada há muito tempo e o prazo de 93 dias já passou, a recuperação pelas lixeiras nativas não será mais possível. Nesse cenário, a única alternativa é verificar se há backup disponível, assunto abordado mais adiante neste guia.
Como proceder para recuperar um site excluído?
Recuperar um site excluído exige permissões de administrador do SharePoint, não apenas do site em questão. Usuários comuns não conseguem realizar essa operação por conta própria.
O processo é feito pelo Centro de Administração do SharePoint:
- Acesse o centro de administração em admin.sharepoint.com.
- No menu lateral, clique em Sites e depois em Sites excluídos.
- Localize o site na lista, selecione-o e clique em Restaurar.
Sites excluídos ficam disponíveis para recuperação por até 93 dias. Após esse prazo, o site e todo o seu conteúdo são removidos permanentemente.
Se você precisou excluir um site no SharePoint anteriormente e agora precisa desfazer essa ação, esse é o caminho correto. Para empresas que utilizam o SharePoint como base da intranet corporativa, ter um administrador treinado para essas situações é essencial, especialmente quando a plataforma centraliza informações críticas do negócio, como ocorre nas intranets corporativas mais estruturadas.
O que fazer se o arquivo não estiver em nenhuma lixeira?
Se o arquivo não aparece na lixeira do site nem no segundo estágio, há algumas possibilidades: o prazo de retenção de 93 dias foi superado, alguém com permissão de administrador esvaziou a lixeira manualmente, ou o arquivo foi deletado por um processo automatizado que não passa pelas lixeiras padrão.
Nesse ponto, as opções nativas da plataforma se esgotam. O próximo passo é verificar se existe alguma versão anterior do documento. O SharePoint mantém um histórico de versões para arquivos em bibliotecas com esse recurso habilitado. Para consultar:
- Acesse a biblioteca onde o arquivo deveria estar.
- Se você encontrar o arquivo mas com conteúdo desatualizado, clique com o botão direito sobre ele e selecione Histórico de versões.
- Restaure a versão desejada a partir do histórico.
Caso o arquivo tenha sumido completamente e o histórico de versões não ajude, a alternativa é recorrer a backups externos ou ao suporte da Microsoft.
Uso de backups e suporte do Microsoft 365
O Microsoft 365 oferece um recurso chamado Microsoft 365 Backup, disponível para organizações com licenciamento adequado. Ele permite restaurar conteúdo de sites do SharePoint, caixas de correio e contas do OneDrive para um ponto anterior no tempo, mesmo após o prazo das lixeiras.
Para verificar se sua organização tem esse recurso habilitado, o administrador global do tenant deve acessar o centro de administração do Microsoft 365 e verificar as configurações de backup e restauração disponíveis.
Além disso, muitas empresas utilizam soluções de backup de terceiros integradas ao Microsoft 365, como Veeam, AvePoint ou Acronis. Se sua organização tem alguma dessas ferramentas configuradas, o arquivo pode estar em um snapshot anterior gerenciado por elas.
Quando nenhuma dessas opções está disponível, o contato com o suporte da Microsoft pode ser o último recurso. Em alguns casos, especialmente em ambientes empresariais com contratos de suporte avançado, a Microsoft consegue realizar recuperações que não são possíveis pelas interfaces padrão.
Para empresas que dependem fortemente do SharePoint como repositório central de documentos e processos, como aquelas que utilizam o ambiente como base de uma intranet corporativa, contar com uma estratégia de backup estruturada é indispensável. A Bessa Consultores pode ajudar sua empresa a configurar políticas de retenção, backups automatizados e boas práticas de governança no SharePoint, reduzindo o risco de perda de informações críticas.
