Como sincronizar o SharePoint com o seu computador

Para sincronizar o SharePoint com o seu computador, você precisa usar o aplicativo OneDrive, que já vem instalado no Windows 10 e 11. O processo é simples: acesse a biblioteca desejada no SharePoint, clique em Sincronizar e confirme a ação no OneDrive. A partir daí, os arquivos ficam disponíveis diretamente pelo Explorador de Arquivos, mesmo sem conexão com a internet.

Essa integração é especialmente útil para quem trabalha com documentos corporativos com frequência e precisa de acesso rápido sem depender do navegador. Em vez de abrir o portal toda vez, você acessa as pastas da mesma forma que acessa qualquer outra pasta do seu computador.

Se você ainda não conhece bem a plataforma, vale entender o que é o SharePoint e para que ele serve antes de configurar a sincronização. Isso ajuda a aproveitar melhor os recursos disponíveis.

Neste guia, você vai ver como configurar a sincronização passo a passo, como usar o recurso de Arquivos Sob Demanda, como gerenciar as pastas sincronizadas e como conectar o SharePoint ao Outlook.

Como configurar a sincronização do SharePoint?

A configuração é feita diretamente pela interface web do SharePoint, sem necessidade de instalar nenhum software adicional além do OneDrive, que já está presente na maioria dos computadores com Windows.

Siga o passo a passo abaixo:

1. Acesse o SharePoint pelo navegador e navegue até a biblioteca que deseja sincronizar.
2. No menu superior, clique no botão Sincronizar.
3. Uma janela será exibida solicitando permissão para abrir o OneDrive. Confirme a ação.
4. O OneDrive iniciará o processo automaticamente e a biblioteca aparecerá no Explorador de Arquivos em alguns instantes.

Se o botão “Sincronizar” não aparecer, verifique se você está conectado com a conta Microsoft correta e se o OneDrive está atualizado. Versões antigas do aplicativo podem não ser compatíveis com o SharePoint Online.

Vale lembrar que cada biblioteca precisa ser sincronizada individualmente. Ou seja, se o seu site do SharePoint tiver três bibliotecas de documentos distintas, você precisará repetir o processo para cada uma delas.

Caso ainda não tenha um ambiente SharePoint configurado na sua empresa, você pode ver como começar do zero em nosso guia sobre como criar um SharePoint no Office 365.

Como sincronizar bibliotecas de sites específicas?

Além da biblioteca padrão de documentos, o SharePoint permite criar e organizar múltiplas bibliotecas dentro de um mesmo site. Para sincronizar uma biblioteca específica, o caminho é o mesmo: acesse o site, entre na biblioteca desejada e clique em Sincronizar.

O OneDrive cria uma pasta separada para cada biblioteca sincronizada, organizando tudo de forma clara no Explorador de Arquivos. O nome da pasta geralmente segue o padrão: Nome da Organização – Nome da Biblioteca.

Um detalhe importante: se você fizer parte de vários sites do SharePoint, cada um pode ter suas próprias bibliotecas. Para identificar facilmente de qual site cada pasta veio, preste atenção no nome exibido durante o processo de sincronização. Isso evita confusão na hora de localizar arquivos.

Se quiser entender melhor como as bibliotecas e pastas funcionam dentro da plataforma, consulte nosso conteúdo sobre como criar pastas no SharePoint.

Como sincronizar arquivos do Microsoft Teams?

Os arquivos compartilhados dentro do Microsoft Teams ficam armazenados em bibliotecas do SharePoint por baixo dos panos. Isso significa que também é possível sincronizá-los com o computador usando o mesmo método.

Para fazer isso diretamente pelo Teams:

1. Acesse o canal desejado no Teams.
2. Clique na aba Arquivos, no topo da conversa.
3. No menu superior, clique em Sincronizar.
4. O OneDrive será ativado e a pasta do canal aparecerá no Explorador de Arquivos.

Você também pode acessar os arquivos do Teams pelo SharePoint e sincronizar de lá. O resultado é o mesmo: uma pasta local vinculada ao canal, atualizada automaticamente sempre que alguém faz uma alteração.

Para entender melhor a relação entre as duas ferramentas, veja nosso artigo sobre como criar um SharePoint no Teams.

Como utilizar o recurso de Arquivos Sob Demanda?

O recurso Arquivos Sob Demanda (Files On-Demand) permite que os arquivos sincronizados apareçam no Explorador de Arquivos sem ocupar espaço real no disco. Eles ficam como atalhos na nuvem e só são baixados quando você os abre.

Isso é muito útil para quem tem um computador com pouco armazenamento, mas precisa acessar bibliotecas com muitos arquivos. Em vez de baixar tudo de uma vez, você visualiza a estrutura de pastas normalmente e faz o download apenas do que realmente precisar.

Os arquivos exibem ícones diferentes para indicar seu status:

• Nuvem azul: arquivo disponível apenas online, não ocupa espaço no disco.
• Círculo verde com check: arquivo disponível offline, já baixado localmente.
• Seta circular verde: arquivo sendo sincronizado no momento.

Para ativar o recurso, clique com o botão direito no ícone do OneDrive na barra de tarefas, acesse Configurações e, na aba Conta, marque a opção Economizar espaço e baixar arquivos conforme você os usa.

Com esse recurso ativo, você tem o melhor dos dois mundos: acesso à estrutura completa de arquivos do SharePoint sem comprometer o desempenho do seu computador.

Como acessar o SharePoint pelo Explorador de Arquivos?

Depois que a sincronização é configurada, acessar o SharePoint pelo Explorador de Arquivos é tão simples quanto abrir qualquer outra pasta do Windows. Basta abrir o Explorador de Arquivos e procurar as pastas na seção lateral, geralmente agrupadas sob o nome da sua organização.

Você pode mover, renomear, copiar e editar arquivos diretamente por lá. Qualquer alteração feita localmente é sincronizada automaticamente com o SharePoint, e vice-versa.

Se quiser fixar uma pasta específica no acesso rápido do Explorador, clique com o botão direito sobre ela e selecione Fixar no Acesso Rápido. Isso agiliza muito o dia a dia para quem trabalha com as mesmas bibliotecas com frequência.

Uma alternativa para quem prefere não usar o OneDrive é mapear o SharePoint como unidade de rede. Esse método tem suas particularidades e limitações, mas pode ser uma opção em alguns cenários corporativos. Você pode conferir mais detalhes sobre essa abordagem no nosso guia sobre como mapear o SharePoint Online como unidade de rede.

Como gerenciar as pastas que estão sendo sincronizadas?

Com o tempo, é comum acumular várias bibliotecas sincronizadas no computador. O OneDrive oferece uma forma simples de visualizar e gerenciar tudo isso em um só lugar.

Para ver quais bibliotecas estão ativas, clique com o botão direito no ícone do OneDrive na barra de tarefas e acesse Configurações. Na aba Conta, você verá todas as contas e bibliotecas que estão sendo sincronizadas no momento.

Por ali é possível:

• Ver o espaço ocupado por cada biblioteca.
• Escolher quais pastas dentro de uma biblioteca devem ser sincronizadas.
• Interromper a sincronização de bibliotecas que não são mais necessárias.

Manter apenas o que você realmente usa sincronizado ajuda a economizar espaço em disco e evita que o OneDrive consuma banda de internet desnecessariamente em segundo plano.

Como interromper a sincronização de uma biblioteca?

Interromper a sincronização de uma biblioteca remove a pasta do seu Explorador de Arquivos, mas não exclui nenhum arquivo do SharePoint. Os dados permanecem intactos na nuvem.

Para parar de sincronizar uma biblioteca específica:

1. Clique com o botão direito no ícone do OneDrive na barra de tarefas.
2. Acesse Configurações e vá até a aba Conta.
3. Localize a biblioteca que deseja remover e clique em Parar de sincronizar.
4. Confirme a ação na janela que aparecer.

Se quiser pausar temporariamente toda a sincronização sem remover nenhuma biblioteca, basta clicar com o botão direito no ícone do OneDrive e escolher Pausar sincronização. Você pode pausar por 2, 8 ou 24 horas, dependendo da necessidade.

Essa opção é útil quando você está em uma conexão lenta ou usando dados móveis e não quer que o OneDrive consuma banda em segundo plano.

Como sincronizar o SharePoint com o Outlook?

A integração entre SharePoint e Outlook funciona de forma diferente da sincronização de arquivos. Aqui, o foco é conectar calendários, listas de tarefas e bibliotecas de documentos do SharePoint diretamente ao cliente de e-mail.

Para conectar um calendário ou lista do SharePoint ao Outlook:

1. Acesse o site do SharePoint e abra o calendário ou lista desejada.
2. No menu superior, clique em Conectar ao Outlook.
3. Confirme a permissão solicitada pelo Outlook.
4. O item aparecerá na barra lateral do Outlook, integrado à sua conta.

Já para vincular uma biblioteca de documentos ao Outlook, o processo é semelhante: acesse a biblioteca no SharePoint, clique em Conectar ao Outlook e siga as instruções. Isso permite visualizar e abrir arquivos diretamente pelo Outlook, sem precisar acessar o portal.

Vale destacar que essa integração é mais voltada para visualização e acesso rápido do que para edição. Para trabalhar com os arquivos de forma mais completa, a sincronização via OneDrive ainda é a abordagem mais recomendada.

Se você usa o SharePoint para compartilhar documentos com outras pessoas, pode se interessar pelo nosso guia sobre como usar o SharePoint para compartilhar arquivos. E para quem quer explorar ainda mais as possibilidades da plataforma, o conteúdo sobre como usar o Microsoft SharePoint é um bom ponto de partida.