O SharePoint é uma plataforma da Microsoft voltada para colaboração, gestão de documentos e comunicação interna dentro das empresas. Em termos simples, ele funciona como um espaço digital centralizado onde equipes podem armazenar arquivos, compartilhar informações e trabalhar juntas, independentemente de onde cada pessoa esteja.
Se você já se perguntou “sharepoint o que é isso” ao ver o nome aparecer em alguma ferramenta do trabalho, a resposta mais direta é: trata-se de um ambiente online que substitui pastas compartilhadas em servidores físicos, e-mails com anexos e até intranets corporativas ultrapassadas.
A plataforma faz parte do ecossistema Microsoft 365 e se conecta a outros aplicativos como Teams, OneDrive e Outlook. Isso significa que, ao ser adotado por uma empresa, ele passa a funcionar como a espinha dorsal da organização digital, reunindo documentos, processos e comunicação em um único lugar.
Ao longo deste conteúdo, você vai entender o que o SharePoint faz na prática, quais são seus principais recursos, como acessá-lo e de que forma ele pode beneficiar empresas de diferentes portes e segmentos.
O Que É o SharePoint?
O SharePoint é uma plataforma de colaboração e gerenciamento de conteúdo desenvolvida pela Microsoft. Ele permite que empresas criem ambientes digitais para armazenar documentos, organizar informações, automatizar processos e facilitar a comunicação entre equipes.
Diferente de um simples servidor de arquivos, o SharePoint oferece recursos avançados como controle de versão de documentos, permissões de acesso por usuário, criação de sites internos e integração com outros aplicativos corporativos.
Na prática, ele é usado tanto por grandes corporações quanto por pequenas e médias empresas que precisam organizar melhor seus dados e melhorar a forma como os times trabalham juntos.
Qual é a definição oficial do SharePoint?
Segundo a própria Microsoft, o SharePoint é uma plataforma baseada na web que permite às organizações criar sites, gerenciar conteúdo e colaborar de forma eficiente. Ele pode ser usado para criar portais corporativos, wikis internas, bibliotecas de documentos e muito mais.
Tecnicamente, ele funciona sobre a infraestrutura do Microsoft 365 (na versão online) ou pode ser instalado em servidores próprios da empresa (na versão on-premises, chamada SharePoint Server). Em ambos os casos, o objetivo é o mesmo: centralizar informações e facilitar o acesso a elas de forma segura e controlada.
Um ponto importante da definição oficial é que o SharePoint não é apenas um repositório de arquivos. Ele é uma plataforma extensível, ou seja, pode ser personalizada e integrada com outras ferramentas para atender necessidades específicas de cada organização. Para entender melhor o escopo da ferramenta, vale conferir o que o SharePoint faz na prática.
O SharePoint faz parte do Microsoft 365?
Sim. O SharePoint Online é um dos componentes incluídos nos planos do Microsoft 365, o pacote de produtividade da Microsoft que também reúne aplicativos como Word, Excel, Teams, Outlook e OneDrive.
Isso significa que, se a sua empresa já usa o Microsoft 365, é bem provável que o SharePoint já esteja disponível no seu plano, mesmo que ainda não esteja sendo utilizado de forma ativa.
A integração com os demais aplicativos do ecossistema Microsoft é um dos maiores diferenciais da plataforma. Arquivos criados no Word ou Excel podem ser salvos diretamente em bibliotecas do SharePoint, acessados pelo Teams e sincronizados com o OneDrive, tudo de forma automática e transparente para o usuário.
Se quiser entender como isso funciona especificamente no contexto do Microsoft 365, o artigo sobre o que é o SharePoint no Office 365 traz mais detalhes sobre essa relação.
Para Que Serve o SharePoint?
O SharePoint serve para centralizar a gestão de informações e facilitar a colaboração dentro das empresas. Em vez de ter arquivos espalhados em e-mails, pen drives e diferentes servidores, a plataforma reúne tudo em um ambiente único, acessível e controlado.
Mas as funções vão além do armazenamento. A ferramenta também permite automatizar fluxos de trabalho, criar sites de comunicação interna, gerenciar projetos, publicar notícias corporativas e controlar quem pode acessar ou editar cada conteúdo.
Por isso, empresas de diferentes setores, como saúde, educação, indústria e serviços, adotam o SharePoint para resolver problemas concretos do dia a dia operacional.
Como o SharePoint é usado no dia a dia das empresas?
No cotidiano corporativo, o SharePoint aparece de várias formas. Em algumas empresas, ele é a intranet principal, onde colaboradores acessam notícias, políticas internas, manuais e formulários. Em outras, funciona como um servidor de arquivos avançado, onde departamentos organizam e compartilham documentos de forma estruturada.
Alguns usos comuns incluem:
- Armazenamento e organização de contratos, relatórios e apresentações
- Criação de portais de RH, TI ou comunicação interna
- Automatização de aprovações e fluxos de trabalho
- Gestão de projetos com listas de tarefas e cronogramas
- Publicação de comunicados e atualizações para toda a empresa
Esses usos podem ser combinados dentro de um mesmo ambiente, o que torna o SharePoint uma solução bastante versátil para empresas que buscam consolidar sua operação digital.
O SharePoint serve para gerenciar documentos?
Sim, e essa é uma das suas funções mais utilizadas. O gerenciamento de documentos no SharePoint vai muito além de simplesmente salvar arquivos em uma pasta. A plataforma oferece recursos como controle de versão, check-in e check-out de arquivos, metadados personalizados e fluxos de aprovação.
O controle de versão, por exemplo, permite que a equipe acesse versões anteriores de um documento e veja exatamente quais alterações foram feitas e por quem. Isso elimina o problema clássico de múltiplas versões de um mesmo arquivo circulando por e-mail.
Outra vantagem é a possibilidade de organizar documentos com categorias e filtros personalizados, facilitando a busca por arquivos específicos mesmo em ambientes com grande volume de conteúdo. Para entender melhor como isso funciona, o artigo sobre o que são bibliotecas no SharePoint explica as estruturas de organização disponíveis.
Como o SharePoint se integra ao Teams e ao OneDrive?
A integração entre SharePoint, Teams e OneDrive é uma das características mais relevantes do ecossistema Microsoft 365. Essas três ferramentas funcionam de forma complementar, e entender como elas se conectam ajuda a aproveitar melhor cada uma.
Quando você cria um canal no Microsoft Teams, uma biblioteca de documentos correspondente é criada automaticamente no SharePoint. Isso significa que todos os arquivos compartilhados em um canal do Teams estão, na verdade, armazenados no SharePoint, com todos os recursos de controle e versionamento que a plataforma oferece.
Já o OneDrive é o espaço de armazenamento pessoal de cada usuário dentro do Microsoft 365. Ele também usa a infraestrutura do SharePoint por baixo, mas com foco em arquivos individuais em vez de conteúdo compartilhado entre equipes.
Na prática, isso cria um fluxo natural: arquivos pessoais ficam no OneDrive, arquivos de equipe ficam no SharePoint (acessíveis pelo Teams), e tudo pode ser sincronizado com o computador local para trabalhar offline quando necessário.
Quais São os Principais Recursos do SharePoint?
A plataforma reúne um conjunto amplo de funcionalidades que atendem desde necessidades básicas de armazenamento até demandas mais complexas de gestão de processos corporativos.
Entre os recursos mais usados estão os sites de equipe e de comunicação, as bibliotecas de documentos, as listas, os fluxos de trabalho automatizados e o controle granular de permissões. Cada um desses elementos pode ser configurado de forma independente, adaptando o ambiente às necessidades de cada equipe ou empresa.
O nível de personalização é outro diferencial importante. É possível criar páginas com textos, imagens, vídeos e gráficos de dados, transformando o SharePoint em um portal corporativo completo, sem precisar de conhecimentos avançados em programação.
O que são sites de equipe no SharePoint?
Os sites de equipe são espaços colaborativos criados dentro do SharePoint para um grupo específico de pessoas, como um departamento, um projeto ou uma filial. Cada site funciona como um ambiente completo, com bibliotecas de documentos, listas, páginas de conteúdo e fluxos de trabalho próprios.
Eles são diferentes dos sites de comunicação, que são criados para divulgar informações para um público amplo dentro da empresa. Enquanto o site de equipe é um espaço de trabalho colaborativo, o site de comunicação funciona mais como um canal de publicação interna.
Um exemplo prático: o departamento de RH pode ter seu próprio site de equipe no SharePoint, com todos os contratos, políticas e documentos organizados por categoria, visíveis apenas para os membros do time. Ao mesmo tempo, pode existir um site de comunicação da empresa inteira, onde são publicadas notícias e comunicados gerais.
Como funcionam as listas e bibliotecas de documentos?
As bibliotecas de documentos são o principal recurso de armazenamento do SharePoint. Elas funcionam como pastas avançadas, onde é possível salvar arquivos, adicionar metadados, configurar permissões e ativar o controle de versão.
Já as listas são estruturas para organizar dados em formato tabular, semelhante a uma planilha ou banco de dados simples. Elas são usadas para gerenciar tarefas, contatos, inventários, solicitações e qualquer outro tipo de informação estruturada que a equipe precise acompanhar.
A diferença principal entre os dois recursos é que bibliotecas armazenam arquivos, enquanto listas armazenam dados. Ambos podem ser filtrados, ordenados e visualizados de diferentes formas, e é possível criar formulários personalizados para facilitar o preenchimento de novas entradas. Para aprender como criar formulários nesse ambiente, confira o guia sobre como criar um formulário no SharePoint.
O SharePoint permite controle de permissões e acesso?
Sim, e esse é um dos pontos mais importantes para empresas que lidam com informações sensíveis. O SharePoint oferece um sistema robusto de controle de permissões, que permite definir com precisão quem pode visualizar, editar ou gerenciar cada site, biblioteca, lista ou até mesmo um arquivo específico.
As permissões podem ser configuradas por grupos de usuários ou individualmente. É possível, por exemplo, dar acesso de leitura a todos os colaboradores de uma empresa, mas restringir a edição apenas aos responsáveis pelo conteúdo de cada área.
Além disso, o SharePoint se integra ao Azure Active Directory (hoje chamado de Microsoft Entra ID), o sistema de identidade corporativa da Microsoft, o que facilita a gestão de usuários e garante que as permissões sigam as políticas de segurança já definidas pela empresa.
Quais São os Benefícios do SharePoint para Empresas?
Adotar o SharePoint traz vantagens concretas para empresas que buscam mais organização, eficiência e segurança na gestão da informação. Os benefícios vão desde a redução de tempo gasto em buscas por documentos até a melhoria na comunicação entre diferentes áreas.
Outro ponto relevante é a escalabilidade da plataforma. Ela atende tanto pequenas equipes quanto grandes corporações com milhares de usuários, mantendo o desempenho e a segurança em qualquer escala.
Para empresas que já usam o Microsoft 365, o SharePoint representa um investimento com alto retorno, já que aproveita uma licença existente para resolver problemas que normalmente exigiriam ferramentas adicionais ou infraestrutura física.
O SharePoint melhora a colaboração entre equipes?
Sim, de forma significativa. Ao centralizar documentos e informações em um único ambiente acessível a todos os membros autorizados, o SharePoint elimina gargalos comuns como a dependência de uma pessoa específica para compartilhar um arquivo ou a dificuldade de encontrar a versão mais atualizada de um documento.
Equipes que trabalham de forma remota ou híbrida se beneficiam especialmente, já que o acesso ao SharePoint não depende de estar conectado à rede interna da empresa. Qualquer colaborador com as credenciais corretas pode acessar o ambiente de qualquer lugar, pelo navegador ou pelo aplicativo.
A possibilidade de edição simultânea de documentos também contribui para a colaboração em tempo real, sem a necessidade de enviar arquivos por e-mail ou aguardar que outra pessoa termine de editar.
O SharePoint substitui a intranet corporativa?
Em muitos casos, sim. O SharePoint é uma das plataformas mais usadas no mundo para a criação de intranets corporativas modernas. Com ele, é possível construir portais internos com notícias, comunicados, manuais, políticas, links úteis e muito mais, tudo com uma interface personalizável e responsiva.
A grande vantagem em relação às intranets tradicionais é que o SharePoint elimina a necessidade de manter servidores físicos dedicados e de depender de equipes técnicas para qualquer atualização de conteúdo. As páginas podem ser editadas por usuários comuns, sem conhecimento em programação.
Para entender melhor o conceito de intranet e como ele se aplica ao contexto atual das empresas, vale a leitura sobre o que é uma intranet corporativa e também sobre o que é um portal corporativo. As diferenças entre os dois conceitos ajudam a definir qual estrutura faz mais sentido para cada empresa.
Como Ter Acesso ao SharePoint?
O acesso ao SharePoint depende do tipo de conta e do plano contratado. Na grande maioria dos casos corporativos, ele está disponível dentro do Microsoft 365, sem a necessidade de instalação adicional ou contratação separada.
O ponto de entrada mais comum é o portal do Microsoft 365 (microsoft365.com), onde o SharePoint aparece como um dos aplicativos disponíveis no menu. A partir daí, o usuário pode navegar pelos sites aos quais tem acesso ou criar novos ambientes.
Preciso do Microsoft 365 para usar o SharePoint?
Para usar o SharePoint Online, sim. Ele é distribuído como parte dos planos do Microsoft 365 voltados para empresas, como o Microsoft 365 Business Basic, Business Standard, E3 e E5, entre outros. Cada plano inclui o SharePoint com diferentes limites de armazenamento e funcionalidades.
Existe também o SharePoint Server, que é uma versão instalada diretamente nos servidores da própria empresa, sem depender da nuvem da Microsoft. Nesse caso, a empresa adquire licenças separadas e gerencia toda a infraestrutura internamente.
Para a maioria das empresas atualmente, o SharePoint Online é a opção mais prática e econômica, já que elimina custos com hardware, manutenção de servidores e atualizações de sistema.
Como acessar o SharePoint pelo navegador ou aplicativo?
Pelo navegador, basta acessar o endereço do portal Microsoft 365, fazer login com a conta corporativa e clicar no ícone do SharePoint no menu de aplicativos. Também é possível acessar diretamente pelo endereço sharepoint.com com as credenciais da organização.
Para quem prefere o acesso via aplicativo, o SharePoint está disponível para iOS e Android, permitindo visualizar e editar documentos, navegar por sites e acessar bibliotecas diretamente pelo celular ou tablet.
Há ainda a possibilidade de sincronizar bibliotecas com o computador local usando o OneDrive, o que permite trabalhar com os arquivos diretamente pelo Windows Explorer, mesmo sem abrir o navegador. O artigo sobre como acessar a intranet da empresa traz mais detalhes sobre esse processo em ambientes corporativos.
O SharePoint tem versão gratuita?
Não existe uma versão completamente gratuita do SharePoint para uso corporativo. No entanto, contas pessoais da Microsoft incluem acesso ao OneDrive, que compartilha parte da infraestrutura do SharePoint, mas sem os recursos colaborativos e administrativos da plataforma completa.
Para empresas, o SharePoint está disponível dentro dos planos pagos do Microsoft 365. Alguns planos têm preços acessíveis e incluem não apenas o SharePoint, mas também Teams, Exchange, OneDrive e os aplicativos do Office, o que torna o conjunto bastante competitivo em relação ao custo.
A Microsoft também oferece períodos de avaliação gratuita para novos clientes, o que permite testar a plataforma antes de contratar. Para entender como usar o SharePoint dentro do Microsoft 365 no dia a dia, o guia sobre como usar o SharePoint 365 é um bom ponto de partida.
SharePoint Online e SharePoint Server: Qual a Diferença?
O SharePoint Online é a versão hospedada na nuvem da Microsoft, acessível via internet e gerenciada pela própria Microsoft. Atualizações, segurança e infraestrutura são responsabilidade da Microsoft, o que reduz a carga sobre a equipe de TI da empresa.
Já o SharePoint Server é instalado nos servidores físicos ou virtuais da própria organização. Ele oferece mais controle sobre a infraestrutura e pode ser necessário em contextos com exigências regulatórias específicas sobre onde os dados devem ser armazenados.
As principais diferenças práticas entre os dois modelos são:
- Manutenção: no Online, a Microsoft cuida das atualizações; no Server, a empresa é responsável
- Custo: o Online tem custo mensal por usuário; o Server exige investimento em licenças e hardware
- Acesso: o Online é acessível de qualquer lugar; o Server pode exigir VPN para acesso externo
- Personalização: o Server oferece mais flexibilidade para customizações profundas
Para a maioria das empresas de pequeno e médio porte, o SharePoint Online é a escolha mais adequada. Grandes organizações com equipes de TI robustas e requisitos específicos de compliance podem se beneficiar do SharePoint Server ou de uma abordagem híbrida.
Como Começar a Usar o SharePoint na Sua Empresa?
O primeiro passo é avaliar as necessidades reais da empresa. Antes de configurar qualquer ambiente, vale mapear quais são os principais problemas de organização, colaboração ou comunicação que a equipe enfrenta no dia a dia. Isso ajuda a definir quais recursos do SharePoint devem ser priorizados.
Em seguida, é importante garantir que a empresa tenha um plano do Microsoft 365 que inclua o SharePoint. Se já houver uma assinatura ativa, o acesso pode estar disponível imediatamente.
A configuração inicial envolve a criação de sites, definição de estrutura de pastas e bibliotecas, configuração de permissões e migração de conteúdo existente para a plataforma. Esse processo pode ser feito internamente pela equipe de TI ou com o apoio de uma consultoria especializada.
Treinamento é um passo fundamental. Mesmo que a ferramenta seja intuitiva, equipes que entendem o potencial do SharePoint tendem a adotá-lo de forma muito mais eficiente, aproveitando recursos que vão além do simples armazenamento de arquivos.
A Bessa Consultores atua exatamente nesse processo: desde a análise das necessidades da empresa até a implementação completa do ambiente, incluindo treinamento das equipes e suporte contínuo. Se a sua empresa está considerando adotar o SharePoint ou quer melhorar o uso que já faz da plataforma, nossa equipe pode ajudar a estruturar uma solução personalizada que realmente faça diferença na operação. Para dar os primeiros passos, o guia sobre como mexer no SharePoint pode ajudar a entender a navegação básica da ferramenta antes de mergulhar nas configurações mais avançadas.
