Para criar um grupo no SharePoint, acesse as configurações do site, vá até Permissões do Site e selecione a opção de criar um novo grupo. A partir daí, você define o nome, os proprietários, os membros e o nível de acesso que esse grupo terá sobre o conteúdo do site.
Essa funcionalidade é central para qualquer ambiente SharePoint bem estruturado. Em vez de gerenciar permissões individualmente para cada usuário, os grupos permitem que você organize pessoas com o mesmo perfil de acesso em um único lugar e aplique regras de forma consistente.
Se você está montando um portal corporativo, uma intranet ou apenas organizando o acesso a documentos de um projeto, entender como os grupos funcionam é o primeiro passo para manter o ambiente seguro e organizado. Neste post, você vai ver os tipos de grupos disponíveis, como criá-los na prática e como gerenciar membros e permissões no dia a dia.
O que é um grupo do SharePoint e qual sua função?
Um grupo do SharePoint é um conjunto de usuários que compartilham o mesmo nível de permissão dentro de um site. Em vez de atribuir acesso individualmente a cada pessoa, você agrupa quem tem o mesmo perfil e aplica as permissões uma única vez para todos do grupo.
A função principal é simplificar a gestão de acesso. Imagine um site com dezenas de colaboradores: sem grupos, qualquer mudança de permissão exigiria ajustes manuais em cada conta. Com grupos, você altera uma configuração e todos os membros são afetados automaticamente.
Além disso, os grupos ajudam a manter uma estrutura de acesso clara e auditável. É possível saber, de forma rápida, quem tem acesso a quê e por qual motivo. Isso é especialmente importante em ambientes corporativos onde a segurança da informação é uma prioridade.
Para quem está começando a entender o ecossistema, vale a leitura sobre o que é o SharePoint e para que ele serve, já que a lógica de grupos faz mais sentido quando se compreende como a plataforma organiza sites, bibliotecas e permissões.
Quais são os tipos de grupos disponíveis no SharePoint?
O SharePoint trabalha com mais de um tipo de grupo, e entender a diferença entre eles evita erros na hora de configurar permissões. Os principais são os grupos de permissão nativos do SharePoint e os grupos criados no Microsoft 365, que têm escopos e comportamentos distintos.
Cada tipo atende a um cenário diferente. Os grupos nativos do SharePoint são ideais para controlar o acesso em nível de site, enquanto os grupos do Microsoft 365 estão ligados a recursos mais amplos, como Teams, calendários compartilhados e caixas de e-mail.
Escolher o tipo certo desde o início evita retrabalho e garante que as permissões funcionem como esperado em todos os serviços integrados ao ambiente Microsoft 365.
Diferença entre Grupos de Segurança e Grupos do M365
Os Grupos do Microsoft 365 (antigos Grupos do Office 365) são criados no centro de administração ou automaticamente quando um site de equipe ou um time no Teams é criado. Eles vêm acompanhados de recursos como caixa de correio compartilhada, calendário, área do Teams e um site SharePoint vinculado. São voltados para colaboração entre equipes.
Já os Grupos de Segurança são criados no Azure Active Directory e usados principalmente para controlar acesso a recursos, incluindo sites SharePoint. Eles não têm os recursos colaborativos dos grupos do M365, mas são mais flexíveis para gerenciamento de permissões em grande escala, especialmente em ambientes corporativos com muitos usuários.
Na prática, um Grupo de Segurança pode ser adicionado como membro de um grupo de permissão do SharePoint, centralizando o controle de acesso no Azure AD. Já um Grupo do M365 traz consigo toda uma estrutura colaborativa que vai além do SharePoint em si.
Para quem usa o Teams integrado ao SharePoint, entender essa distinção é fundamental. Veja como funciona a criação de um SharePoint vinculado ao Teams para entender como os grupos do M365 se conectam a essa estrutura.
Grupos de permissão nativos do SharePoint
Quando um site SharePoint é criado, três grupos de permissão padrão são gerados automaticamente: Proprietários, Membros e Visitantes.
- Proprietários: têm controle total sobre o site, podendo alterar configurações, criar subsites e gerenciar permissões.
- Membros: podem contribuir com conteúdo, editar documentos e adicionar itens, mas sem acesso às configurações administrativas.
- Visitantes: têm acesso somente leitura, ideal para quem precisa consultar informações sem fazer alterações.
Além desses três, é possível criar grupos personalizados com níveis de permissão específicos, o que é útil quando a estrutura de acesso do site é mais complexa e os perfis padrão não são suficientes para cobrir todas as necessidades.
Esses grupos nativos são gerenciados diretamente nas configurações do site SharePoint, sem necessidade de acessar o centro de administração do Microsoft 365.
Como criar um grupo de permissões no SharePoint?
A criação de um grupo de permissões é feita dentro das configurações avançadas do próprio site. O processo envolve acessar a área de permissões, iniciar a criação do grupo, definir seu nome e escolher o nível de acesso que ele terá.
É um processo simples, mas que exige atenção nos detalhes de configuração para garantir que o grupo funcione corretamente. Nos tópicos abaixo, o passo a passo está dividido em duas etapas principais: acessar as configurações e definir as propriedades do grupo.
Acessando as configurações avançadas de permissão
Para chegar até a área de criação de grupos, siga este caminho dentro do seu site SharePoint:
- Acesse o site desejado e clique no ícone de engrenagem (Configurações) no canto superior direito.
- Selecione Configurações do Site.
- Na seção “Usuários e Permissões”, clique em Permissões do Site.
- Na faixa de opções que aparece, clique em Criar Grupo.
Se a opção “Criar Grupo” não estiver disponível, verifique se o site está usando permissões exclusivas. Sites que herdam permissões de um site pai não permitem criar grupos diretamente. Nesse caso, será necessário interromper a herança primeiro, acessando a opção Parar de Herdar Permissões na mesma faixa de opções.
Esse detalhe é importante: mexer na herança de permissões afeta como o site se relaciona com o site pai, então avalie com cuidado antes de fazer essa mudança.
Definindo níveis de acesso e proprietários do grupo
Depois de clicar em Criar Grupo, uma página de configuração será exibida. Preencha os campos principais:
- Nome do grupo: escolha um nome claro que identifique o perfil de acesso, como “Financeiro – Leitura” ou “RH – Colaboradores”.
- Proprietário do grupo: define quem pode adicionar e remover membros. Pode ser uma pessoa específica ou outro grupo.
- Configurações de associação: define se os usuários podem solicitar entrada no grupo ou se apenas o proprietário pode adicionar membros.
- Nível de permissão: ao final da página, selecione o nível de acesso que o grupo terá, como Controle Total, Contribuição, Leitura ou outro nível personalizado.
Após preencher, clique em Criar. O grupo estará disponível na lista de grupos do site e pronto para receber membros.
Definir bem o proprietário do grupo é uma decisão estratégica: essa pessoa será responsável por manter o grupo atualizado, adicionando novos colaboradores e removendo quem não deve mais ter acesso.
Como criar um grupo vinculado a um Site de Equipe?
Quando um Site de Equipe é criado no SharePoint (ou via Microsoft Teams), um Grupo do Microsoft 365 é gerado automaticamente. Esse grupo passa a ser o proprietário do site e gerencia o acesso dos membros de forma integrada.
Nesse modelo, você não cria o grupo separadamente. Ele nasce junto com o site. Os membros adicionados ao Grupo do M365 recebem automaticamente acesso ao site SharePoint, ao canal do Teams (se existir), ao calendário e aos outros recursos vinculados.
Para criar esse tipo de estrutura, o caminho mais comum é:
- Acesse o SharePoint Online pelo portal do Microsoft 365.
- Clique em + Criar Site na página inicial.
- Escolha a opção Site de Equipe.
- Preencha o nome, a descrição e as configurações de privacidade (público ou privado).
- Adicione os proprietários e membros iniciais durante a criação.
O site será criado com o grupo do M365 já vinculado, e todos os membros adicionados nessa etapa terão acesso imediato. Para criar um site do zero com mais controle sobre cada etapa, consulte este guia sobre como criar um SharePoint do zero.
Essa abordagem é especialmente recomendada para equipes que já usam o Teams no dia a dia, já que a integração entre as ferramentas é direta e elimina a necessidade de configurações adicionais de permissão.
Como adicionar e gerenciar membros em um grupo?
Com o grupo criado, o próximo passo é adicionar os usuários que farão parte dele. O gerenciamento de membros pode ser feito diretamente nas configurações de permissão do site ou pelo centro de administração do Microsoft 365, dependendo do tipo de grupo.
Para grupos de permissão nativos do SharePoint, siga este caminho:
- Acesse Configurações do Site e clique em Permissões do Site.
- Clique no nome do grupo que deseja gerenciar.
- Selecione Novo para adicionar membros ou clique no nome de um usuário para removê-lo.
- Digite o nome ou e-mail do usuário e confirme a adição.
Para grupos do Microsoft 365, o gerenciamento pode ser feito pelo centro de administração do M365, pelo próprio Teams ou até pelo Outlook, já que esses grupos são compartilhados entre os serviços.
Alguns pontos importantes no gerenciamento de membros:
- Remova usuários que saíram da equipe ou mudaram de função para evitar acessos desnecessários.
- Revise periodicamente quem está em cada grupo, especialmente em grupos com permissões mais elevadas.
- Use grupos aninhados com cautela: adicionar um grupo dentro de outro pode dificultar a auditoria de acesso.
Manter os grupos atualizados é tão importante quanto criá-los corretamente. Um grupo desatualizado pode tanto bloquear o acesso de quem deveria ter quanto manter o acesso de quem não deveria mais ter.
Quais as vantagens de usar grupos para colaboração?
Usar grupos no SharePoint traz ganhos concretos para qualquer ambiente corporativo, independentemente do tamanho da equipe. A principal vantagem é a escalabilidade: à medida que a empresa cresce, gerenciar permissões por grupos é muito mais eficiente do que fazer isso individualmente.
Outras vantagens relevantes incluem:
- Consistência no acesso: todos os membros de um grupo sempre têm exatamente o mesmo nível de permissão, eliminando inconsistências.
- Agilidade em mudanças: quando alguém muda de área ou entra na empresa, basta adicionar ou mover a pessoa no grupo correto, sem precisar revisar permissão por permissão.
- Rastreabilidade: é mais fácil auditar quem tem acesso a quê quando as permissões estão organizadas em grupos com nomes claros e bem definidos.
- Integração com outros serviços: grupos do M365 conectam o SharePoint ao Teams, ao calendário e ao e-mail, criando um ambiente colaborativo coeso.
- Redução de erros: atribuir permissões manualmente para cada usuário aumenta o risco de lapsos. Grupos centralizam e padronizam esse processo.
Para empresas que usam o SharePoint como base de uma intranet corporativa, a estrutura de grupos é o que garante que cada colaborador veja exatamente o que precisa ver, sem exposição de informações sensíveis para quem não deveria ter acesso.
Se você ainda está aprendendo a usar a plataforma no dia a dia, este conteúdo sobre como usar o Microsoft SharePoint pode complementar bem o que foi visto aqui.
Como editar ou excluir um grupo no SharePoint?
Editar ou excluir um grupo segue um caminho parecido com o da criação. Acesse Configurações do Site, vá até Permissões do Site e clique no nome do grupo que deseja modificar.
Para editar: dentro da página do grupo, clique em Configurações e depois em Configurações do Grupo. Você poderá alterar o nome, o proprietário, as configurações de associação e o nível de permissão vinculado ao grupo.
Para excluir: na mesma área de Configurações do Grupo, role até o final da página e clique em Excluir. O SharePoint pedirá confirmação antes de concluir a ação.
Alguns pontos de atenção antes de excluir um grupo:
- A exclusão é permanente. Os membros não são excluídos, mas perdem imediatamente o acesso que tinham por meio desse grupo.
- Verifique se há membros no grupo que não têm acesso garantido por outro caminho. Caso contrário, eles perderão o acesso ao site sem aviso.
- Não é possível excluir os três grupos padrão (Proprietários, Membros e Visitantes) criados automaticamente com o site.
Para grupos do Microsoft 365 vinculados a um site de equipe, a exclusão deve ser feita com mais cuidado: remover o grupo no centro de administração do M365 pode afetar o Teams, o calendário e outros recursos associados.
Se o objetivo for apenas reorganizar o acesso, considerar editar o grupo existente ou criar um novo com as permissões corretas costuma ser mais seguro do que excluir e recriar do zero. Para quem trabalha com compartilhamento de arquivos e quer entender como as permissões impactam esse fluxo, vale conferir como usar o SharePoint para compartilhar arquivos de forma controlada.
