Para criar um formulário no SharePoint, você tem três caminhos principais: usar a web part do Microsoft Forms, personalizar o formulário de uma lista com o editor nativo ou ir além com o Power Apps para experiências mais complexas. A escolha depende do nível de personalização que você precisa e do tipo de dado que será coletado.
Formulários no SharePoint são muito usados para registrar solicitações internas, coletar feedbacks, cadastrar itens em listas e automatizar fluxos de trabalho. Quando bem configurados, eliminam planilhas avulsas e centralizam as informações em um ambiente controlado, acessível e integrado ao restante do ecossistema Microsoft 365.
Este guia cobre cada uma dessas abordagens de forma prática, desde a inserção de um formulário simples até a configuração de campos condicionais com Power Apps. Se você quer entender melhor como o SharePoint funciona antes de começar, vale conferir o que o SharePoint faz e para que ele serve.
Quais são as formas de criar formulários no SharePoint?
Existem três abordagens principais, cada uma com um nível diferente de complexidade e personalização:
- Microsoft Forms via web part: a opção mais simples. Permite incorporar um formulário já existente ou criar um novo diretamente em uma página do SharePoint, sem necessidade de configuração técnica.
- Formulário de lista personalizado: voltado para quem usa listas do SharePoint e quer controlar como os campos aparecem para o usuário. É possível organizar seções, adicionar cabeçalho e rodapé, e ocultar campos sem usar código.
- Power Apps: a opção mais avançada. Substitui o formulário padrão de uma lista por uma interface completamente personalizada, com lógica condicional, campos somente leitura e integrações com outras fontes de dados.
Para a maioria dos casos de uso cotidianos, como pesquisas internas ou registro de solicitações simples, o Microsoft Forms já resolve bem. Quando os dados precisam ser armazenados em uma lista estruturada e o formulário precisa de mais controle visual, o editor de lista é a escolha certa. O Power Apps entra quando a lógica de negócio começa a exigir mais do que o padrão oferece.
Entender qual caminho seguir poupa tempo e evita retrabalho. Nos próximos tópicos, cada uma dessas opções é detalhada com os passos necessários para colocar em prática.
Como utilizar a web part do Microsoft Forms?
A web part do Microsoft Forms permite incorporar formulários diretamente em páginas do SharePoint, tornando a coleta de respostas mais acessível para os usuários do site, sem que precisem sair do ambiente corporativo para responder.
Essa integração funciona tanto para formulários novos quanto para os que já existem na sua conta do Microsoft 365. O processo é feito pelo editor de páginas do SharePoint, sem necessidade de código ou configuração técnica avançada.
Para adicionar a web part, edite a página desejada, clique no ícone de + para inserir uma nova web part e pesquise por Microsoft Forms na lista de componentes disponíveis. A partir daí, você terá duas opções: criar um formulário novo ou inserir um já existente.
Se você ainda não está familiarizado com a navegação pelo SharePoint, o guia sobre como mexer no SharePoint pode ajudar a entender a interface antes de começar.
Como adicionar um formulário novo em um site?
Após inserir a web part do Microsoft Forms na página, selecione a opção Criar novo formulário. O SharePoint abrirá o editor do Forms em uma janela separada, onde você monta as perguntas, define os tipos de resposta (texto, múltipla escolha, data, entre outros) e configura as opções de envio.
Depois de salvar o formulário no Forms, ele aparecerá automaticamente incorporado na página do SharePoint. As respostas ficam armazenadas na conta do Forms de quem criou o formulário e podem ser acessadas diretamente pela interface do Microsoft Forms.
Um ponto importante: o formulário criado dessa forma fica vinculado ao usuário que o criou. Para uso corporativo, é recomendável criar o formulário a partir de um grupo do Microsoft 365 ou de uma conta compartilhada, garantindo que outras pessoas da equipe também possam gerenciar as respostas. Veja como criar um grupo no SharePoint para organizar melhor o acesso.
Após salvar a página, o formulário já estará visível e funcional para todos os usuários com acesso ao site.
Como inserir um formulário existente para coletar respostas?
Se o formulário já foi criado anteriormente no Microsoft Forms, você pode incorporá-lo em qualquer página do SharePoint sem precisar recriar as perguntas. Na web part do Forms, escolha a opção Adicionar formulário existente.
O sistema pedirá a URL do formulário. Para obtê-la, acesse o Microsoft Forms, abra o formulário desejado, clique em Compartilhar e copie o link de resposta. Cole essa URL no campo indicado na web part.
Você também pode escolher como o formulário será exibido na página: apenas o formulário para preenchimento, apenas os resultados resumidos ou ambos simultaneamente. Essa flexibilidade é útil em painéis internos onde a equipe precisa ver tanto o formulário quanto um resumo das respostas em tempo real.
Depois de configurar, publique a página e o formulário estará acessível para os usuários. Qualquer resposta enviada continuará sendo registrada diretamente no Microsoft Forms, onde pode ser exportada para Excel ou analisada pelos gráficos automáticos da plataforma.
Como criar um formulário personalizado para listas?
Quando os dados precisam ser armazenados em uma lista do SharePoint, o formulário padrão gerado automaticamente pela plataforma pode ser personalizado sem uso de código. Esse recurso está disponível diretamente nas configurações da lista e usa o editor visual nativo do SharePoint.
Para acessá-lo, abra a lista, clique em Novo para abrir o formulário padrão e, em seguida, selecione Editar formulário no menu superior. Uma outra forma de acessar é pelo menu Configurações da lista, opção Personalizar formulários.
O editor permite reorganizar os campos da lista, agrupar em seções, adicionar descrições visuais e configurar cabeçalho e rodapé. Essas personalizações ficam salvas na lista e se aplicam a todos que acessarem o formulário de entrada de dados.
Esse tipo de formulário é especialmente útil em processos como cadastro de fornecedores, registro de chamados, controle de ativos ou qualquer fluxo onde os dados precisam estar centralizados e organizados. Para entender melhor como as listas funcionam dentro do SharePoint, vale conhecer também o que são as bibliotecas do SharePoint e como elas se diferenciam das listas.
Como configurar o cabeçalho e o rodapé personalizados?
No editor de formulário da lista, você encontra opções específicas para inserir um cabeçalho e um rodapé personalizados. Essas áreas funcionam como blocos de texto formatado que aparecem, respectivamente, no topo e na parte inferior do formulário.
Para configurar, clique no ícone de edição do cabeçalho (representado por um lápis na parte superior do formulário no editor). Uma janela de edição será exibida, permitindo inserir título, subtítulo, imagem ou uma combinação desses elementos.
O cabeçalho é útil para contextualizar o preenchimento, por exemplo, explicando o objetivo do formulário ou indicando o setor responsável. Já o rodapé costuma ser usado para inserir informações de contato, instruções finais ou avisos sobre o uso dos dados.
Essas personalizações não afetam os campos da lista em si, apenas a experiência visual do usuário ao preencher o formulário. Após salvar as alterações no editor, o cabeçalho e o rodapé aparecem automaticamente sempre que alguém abre o formulário para criar ou editar um item.
Como organizar o corpo do formulário em várias seções?
O editor nativo de formulários do SharePoint permite dividir os campos em seções, facilitando o preenchimento quando a lista tem muitas colunas. Para criar uma seção, clique em Adicionar seção dentro do editor e defina um nome para ela.
Depois de criar as seções, arraste os campos existentes para a seção correspondente. Essa reorganização é feita por arrastar e soltar, sem necessidade de configuração adicional. Você pode criar quantas seções forem necessárias para agrupar campos relacionados, como “Dados do solicitante”, “Detalhes da solicitação” e “Informações complementares”.
Também é possível reordenar os campos dentro de cada seção da mesma forma. Campos obrigatórios continuam sendo controlados pelas configurações da coluna na lista, não pelo editor de formulário.
Essa organização em seções melhora significativamente a experiência do usuário, especialmente em listas com dezenas de colunas. Formulários mais organizados reduzem erros de preenchimento e tornam o processo de entrada de dados mais intuitivo para quem usa a lista no dia a dia.
Como personalizar formulários avançados com Power Apps?
O Power Apps é a ferramenta indicada quando o formulário padrão do SharePoint não oferece o nível de controle necessário. Com ele, é possível substituir completamente o formulário de uma lista por uma interface criada do zero, com lógica condicional, validações personalizadas e integrações com outras fontes de dados.
Para acessar o Power Apps a partir de uma lista, clique em Integrar no menu da lista e selecione Power Apps, depois Personalizar formulários. O editor do Power Apps será aberto com o formulário atual da lista como ponto de partida.
A partir daí, você tem controle total sobre o layout, os campos exibidos, as regras de visibilidade e o comportamento do formulário em diferentes situações. Alterações salvas no Power Apps substituem automaticamente o formulário padrão da lista para todos os usuários.
Essa abordagem é especialmente relevante em processos corporativos mais complexos, como workflows de aprovação, formulários de onboarding ou registros com múltiplos perfis de acesso. A integração com o ecossistema Microsoft 365 garante que os dados continuem armazenados na lista do SharePoint, mantendo a rastreabilidade e os relatórios já configurados.
Como definir a visibilidade de campos por condições?
No Power Apps, a visibilidade de um campo é controlada pela propriedade Visible do componente. Essa propriedade aceita uma expressão lógica que determina se o campo será exibido ou ocultado com base no valor de outros campos.
Por exemplo, se você quiser mostrar um campo de “Justificativa” apenas quando o campo “Tipo de solicitação” for igual a “Urgente”, a expressão seria algo como: If(TipoSolicitacao.Selected.Value = "Urgente", true, false).
Para configurar isso, selecione o campo que deve ser condicional, acesse a propriedade Visible na barra de fórmulas e insira a expressão correspondente. O Power Apps avalia essa condição em tempo real, ocultando ou exibindo o campo conforme o usuário interage com o formulário.
Esse recurso é muito útil em formulários com muitos campos opcionais, onde exibir tudo de uma vez prejudica a experiência. Com a visibilidade condicional, o formulário se adapta dinamicamente ao contexto de cada preenchimento, tornando o processo mais claro e eficiente.
Como configurar campos somente para visualização?
Campos somente para visualização são úteis quando você quer exibir uma informação ao usuário, como o número de protocolo ou a data de criação do item, sem permitir que ele altere esse valor. No Power Apps, isso é feito pelo modo do controle de dados.
Selecione o campo que deve ser somente leitura e localize a propriedade DisplayMode. Altere o valor para DisplayMode.View. Com isso, o campo ficará visível, mas bloqueado para edição.
Outra abordagem é usar a propriedade DisplayMode de forma condicional, tornando o campo editável apenas para determinados perfis ou situações. Por exemplo, um campo pode ser editável apenas na criação do item e somente leitura nas edições posteriores, usando a lógica If(IsBlank(Self.Default), DisplayMode.Edit, DisplayMode.View).
Essa combinação de campos editáveis e somente leitura permite criar formulários que respeitam regras de negócio sem depender de configurações de permissão na lista. O controle acontece diretamente na interface, de forma transparente para o usuário.
Como visualizar e analisar os resultados do formulário?
A forma de visualizar os resultados depende de como o formulário foi criado. Para formulários do Microsoft Forms, as respostas ficam disponíveis diretamente na aba Respostas dentro do editor do Forms, com gráficos automáticos por pergunta e a opção de exportar para Excel.
Para formulários vinculados a listas do SharePoint (seja com o editor nativo ou com Power Apps), os dados ficam armazenados como itens da lista. Você pode visualizá-los pela própria interface da lista, criando exibições personalizadas que filtram, agrupam ou ordenam os registros conforme necessário.
As exibições de lista são configuradas em Editar exibição atual, no menu da lista. É possível criar múltiplas exibições para diferentes perfis de usuário, por exemplo, uma exibição resumida para a equipe operacional e uma exibição completa para gestores.
Para análises mais aprofundadas, os dados de listas do SharePoint podem ser conectados ao Power BI, permitindo criar dashboards interativos com atualização automática. Essa integração transforma os formulários em uma fonte de dados estruturada para tomada de decisão.
Independentemente da abordagem escolhida, centralizar as respostas no SharePoint garante rastreabilidade, controle de versão e facilidade de acesso. Esse é um dos pilares de um portal corporativo bem estruturado.
Como gerenciar o acesso e permissões dos usuários?
O controle de quem pode preencher, visualizar ou editar um formulário no SharePoint é feito pelas permissões do site e da lista. Entender essa estrutura é fundamental para garantir que os dados coletados sejam acessados apenas por quem deve acessá-los.
No nível do site, as permissões são definidas em grupos: Proprietários (controle total), Membros (edição) e Visitantes (somente leitura). Esses grupos são o ponto de partida para controlar o acesso geral ao conteúdo do site, incluindo os formulários publicados em páginas.
Para listas específicas, é possível quebrar a herança de permissões e definir regras independentes. Isso permite, por exemplo, que qualquer usuário da empresa consiga preencher o formulário, mas apenas o gestor da área consiga visualizar todos os itens enviados.
Para fazer isso, acesse as Configurações da lista, clique em Permissões desta lista e selecione Parar de herdar permissões. A partir daí, você adiciona ou remove grupos e usuários conforme necessário.
No caso de formulários do Microsoft Forms incorporados no SharePoint, o controle de quem pode responder é feito dentro do próprio Forms, nas configurações de compartilhamento do formulário. É possível restringir respostas apenas a pessoas da organização ou abrir para qualquer pessoa com o link.
Uma boa gestão de permissões é especialmente importante em ambientes com múltiplos departamentos, onde diferentes equipes usam o mesmo portal para processos distintos. Para entender como estruturar esse acesso em um ambiente de intranet, o artigo sobre como acessar a intranet da empresa traz um contexto útil. Se sua organização ainda está avaliando a adoção do SharePoint como base para esses processos, entender como usar o SharePoint 365 de forma estratégica é o primeiro passo.
