Como criar pasta no SharePoint: Tutorial passo a passo

Criar uma pasta no SharePoint é simples: acesse a biblioteca de documentos ou lista desejada, clique em Novo na barra superior e selecione Pasta. Dê um nome, confirme e pronto. O processo leva menos de um minuto tanto no SharePoint Online quanto no SharePoint Server.

Mas dependendo de onde você quer criar a pasta, como está configurado o ambiente e qual versão está usando, o caminho pode variar um pouco. Em listas, por exemplo, a opção de pasta não aparece por padrão e precisa ser habilitada manualmente nas configurações.

Este tutorial cobre todos esses cenários: bibliotecas de documentos, listas, experiência clássica, aplicativo móvel e ainda boas práticas para quem quer manter o ambiente organizado no longo prazo. Se você ainda está começando com a plataforma, vale também dar uma olhada no que é o SharePoint e para que ele serve antes de avançar.

Como criar uma pasta em bibliotecas de documentos?

Bibliotecas de documentos são o local mais comum para criar pastas no SharePoint. Elas funcionam de forma parecida com um gerenciador de arquivos tradicional, como o Windows Explorer, e oferecem suporte nativo à criação de pastas sem nenhuma configuração prévia.

Para criar uma pasta em qualquer biblioteca, o caminho básico é:

1. Acesse o site do SharePoint e abra a biblioteca de documentos desejada.
2. Clique no botão Novo na barra de comandos superior.
3. Selecione a opção Pasta no menu suspenso.
4. Digite o nome da pasta e clique em Criar.

A pasta aparecerá imediatamente na biblioteca, pronta para receber arquivos. Você também pode criar subpastas entrando em uma pasta já existente e repetindo o mesmo processo.

Vale lembrar que o botão Novo pode não exibir a opção de pasta se o administrador do site tiver desabilitado esse recurso nas configurações da biblioteca. Nesse caso, será necessário acessar as configurações avançadas da biblioteca e reativar a criação de pastas.

Passo a passo no SharePoint Online e Microsoft 365

No SharePoint Online, que faz parte do ecossistema Microsoft 365, a interface usa a experiência moderna por padrão. O processo é bastante visual e direto.

Siga estes passos:

1. Acesse o SharePoint pelo portal do Microsoft 365 ou diretamente pelo endereço do site.
2. No menu lateral ou na página inicial do site, clique na biblioteca de documentos onde deseja criar a pasta.
3. Na barra de comandos superior, clique em + Novo.
4. Escolha Pasta no menu que aparecer.
5. No painel que se abre à direita, insira o nome da pasta.
6. Clique em Criar.

Pronto. A pasta já estará visível na biblioteca. Para criar uma subpasta, entre na pasta recém-criada e repita o mesmo processo a partir do botão + Novo.

Uma dica útil: se você usa o SharePoint sincronizado no computador via OneDrive, também é possível criar pastas diretamente pelo Windows Explorer, da mesma forma que faria em qualquer pasta local. As mudanças serão sincronizadas automaticamente com a nuvem.

Como fazer no SharePoint Server 2019 e 2016?

No SharePoint Server, instalado localmente nas empresas, o processo é muito parecido, mas a interface pode apresentar pequenas diferenças visuais dependendo da versão e das configurações aplicadas pelo administrador.

Para criar uma pasta no SharePoint Server 2019 ou 2016 com a experiência moderna ativada, o caminho é idêntico ao do SharePoint Online: clique em + Novo e selecione Pasta.

Se a biblioteca ainda estiver usando a experiência clássica, o botão muda um pouco. Veja o passo a passo:

1. Acesse a biblioteca de documentos.
2. Na faixa de opções superior (ribbon), clique na aba Arquivos.
3. Clique no botão Nova Pasta.
4. Digite o nome e pressione Enter ou clique em OK.

Se o botão Nova Pasta não aparecer na faixa de opções, o recurso pode estar desabilitado. Para reativar, vá em Configurações da Biblioteca, acesse Configurações Avançadas e marque a opção que permite criar pastas.

Como criar uma pasta dentro de uma lista do SharePoint?

Em listas do SharePoint, a criação de pastas não está disponível por padrão. Diferente das bibliotecas de documentos, as listas foram projetadas para armazenar dados estruturados em linhas e colunas, e o recurso de pasta precisa ser habilitado manualmente antes de ser usado.

Depois de habilitado, o processo de criação é o mesmo: clique em + Novo e selecione Pasta. As pastas em listas funcionam como agrupadores visuais, permitindo organizar os itens em categorias dentro da mesma estrutura.

Porém, vale refletir antes de adotar pastas em listas. Em muitos casos, usar colunas de categorização, filtros e exibições personalizadas entrega uma organização mais eficiente e sem as limitações que pastas podem trazer em ambientes com grande volume de dados.

Como habilitar o recurso de pastas em listas?

Para liberar a criação de pastas em uma lista do SharePoint, é necessário acessar as configurações avançadas dessa lista. O processo funciona tanto no SharePoint Online quanto no Server.

Siga este caminho:

1. Abra a lista onde deseja habilitar as pastas.
2. Clique no ícone de engrenagem (configurações) no canto superior direito e selecione Configurações da Lista.
3. Na página de configurações, clique em Configurações Avançadas.
4. Localize a seção Pastas.
5. Em “Disponibilizar o comando Nova Pasta”, selecione Sim.
6. Clique em OK para salvar.

Volte à lista e o botão + Novo passará a exibir a opção Pasta. A partir daí, o processo de criação é o mesmo descrito para bibliotecas de documentos.

Apenas o proprietário do site ou alguém com permissão de gerenciamento de listas consegue realizar essa configuração. Se você não vê a opção, entre em contato com o administrador do ambiente.

Como criar pastas usando a experiência clássica?

A experiência clássica do SharePoint ainda está disponível em muitos ambientes corporativos, especialmente em versões mais antigas do SharePoint Server ou em sites que não foram migrados para a interface moderna.

Na interface clássica, a criação de pastas é feita pela faixa de opções (ribbon) no topo da tela, e não pelo botão + Novo da experiência moderna.

Veja como fazer:

1. Acesse a biblioteca de documentos na interface clássica.
2. Clique na aba Arquivos na faixa de opções superior.
3. Na faixa de opções, clique no botão Nova Pasta.
4. Uma janela será exibida pedindo o nome da pasta.
5. Digite o nome desejado e clique em Salvar.

Se preferir alternar para a experiência moderna em um site que ainda usa a clássica, procure o link Retornar à experiência moderna no rodapé da página. A disponibilidade dessa opção depende das configurações do ambiente.

Para entender melhor como navegar e acessar o SharePoint em diferentes situações, confira este guia sobre como acessar o SharePoint pela internet.

É possível criar pastas pelo aplicativo móvel?

Sim. O aplicativo do SharePoint para iOS e Android permite criar pastas diretamente pelo celular ou tablet, sem precisar acessar o navegador.

O processo é simples:

1. Abra o aplicativo do SharePoint e acesse o site desejado.
2. Navegue até a biblioteca de documentos onde a pasta será criada.
3. Toque no ícone de + (geralmente no canto inferior da tela ou no menu de ações).
4. Selecione Nova Pasta.
5. Digite o nome da pasta e confirme.

A pasta será criada imediatamente e ficará sincronizada com a versão web. Qualquer arquivo adicionado por lá também aparecerá no desktop e vice-versa.

Uma limitação do app móvel é que algumas configurações avançadas, como habilitar pastas em listas ou alterar permissões, não estão disponíveis. Para esse tipo de tarefa, o acesso pelo navegador em um computador ainda é necessário.

Se o seu time precisa acessar arquivos com frequência pelo celular, vale considerar também o aplicativo do OneDrive, que se integra ao SharePoint e oferece uma experiência de navegação de arquivos ainda mais fluida no mobile.

Quais as limitações e boas práticas ao criar pastas?

Pastas funcionam bem para organização visual, mas o SharePoint tem algumas restrições técnicas que precisam ser consideradas, especialmente em ambientes com grande volume de arquivos.

Limitações que você deve conhecer:

• Limite de itens por pasta ou biblioteca: o SharePoint aplica um limite de exibição de 5.000 itens por vez em uma visualização. Pastas com muitos arquivos podem travar a exibição e dificultar a navegação.
• Comprimento do caminho de URL: o SharePoint tem um limite para o tamanho total do caminho de um arquivo, incluindo o nome do site, da biblioteca, das pastas e do próprio arquivo. Estruturas com muitos níveis de subpastas e nomes longos podem causar erros ao sincronizar ou abrir arquivos.
• Permissões herdadas: pastas herdam as permissões da biblioteca pai por padrão. Criar permissões únicas por pasta é possível, mas aumenta a complexidade administrativa do ambiente.

Boas práticas recomendadas:

• Limite a hierarquia de pastas a no máximo três ou quatro níveis de profundidade.
• Use nomes curtos e sem caracteres especiais como #, %, & ou acentos em excesso.
• Prefira estruturas planas com metadados e colunas para categorizar conteúdo em vez de criar pastas demais.
• Documente a estrutura de pastas adotada para facilitar a manutenção futura.

Se um arquivo foi movido ou excluído acidentalmente, saiba que é possível recuperar arquivos deletados no SharePoint pela lixeira do site.

Como organizar arquivos no SharePoint sem usar pastas?

Pastas são intuitivas porque remetem à lógica de organização que a maioria das pessoas já conhece. Mas o SharePoint oferece recursos nativos que, em muitos casos, entregam uma organização mais eficiente, escalável e fácil de manter do que estruturas de pastas tradicionais.

Metadados e colunas personalizadas são a principal alternativa. Em vez de criar uma pasta chamada “Contratos 2024”, você pode ter uma coluna chamada “Tipo de Documento” com o valor “Contrato” e outra chamada “Ano” com o valor correspondente. Assim, qualquer pessoa consegue filtrar, agrupar e encontrar arquivos sem precisar saber em qual pasta eles estão.

Exibições personalizadas complementam essa abordagem. Você pode criar diferentes visualizações da mesma biblioteca para diferentes equipes ou finalidades, como uma exibição agrupada por departamento e outra filtrada por status de aprovação, sem duplicar nenhum arquivo.

Marcadores e tipos de conteúdo também ajudam a classificar documentos de forma consistente em toda a organização, especialmente em ambientes com múltiplos sites e bibliotecas.

Essa abordagem baseada em metadados reduz a dependência de estruturas rígidas de pastas, facilita buscas e torna o ambiente mais flexível à medida que a empresa cresce.

Se você quer ir além da organização de arquivos e entender como aproveitar o SharePoint de forma estratégica, confira como usar o SharePoint para compartilhar arquivos com sua equipe ou como criar um SharePoint do zero para o seu negócio.

A Bessa Consultores pode ajudar sua empresa a estruturar um ambiente SharePoint organizado, com governança bem definida e alinhado às necessidades do seu time. Se quiser entender as possibilidades, fale com um dos nossos consultores.