Criando Bibliotecas no SharePoint

As bibliotecas de documentos são o coração de um site SharePoint: é nelas que ficam os arquivos da equipe, com controle de versões, permissões e busca. Neste guia rápido, você vai ver como criar uma biblioteca e como usar colunas (atributos) para organizar melhor os documentos. Se quiser entender antes o que é uma biblioteca, veja também O que são bibliotecas SharePoint e como utilizá-las.

Como criar uma biblioteca de documentos

No seu site SharePoint, clique no ícone de engrenagem, no canto superior direito, e selecione Conteúdo do site. Essa tela mostra todas as estruturas que compõem o site.

Clique no botão + Novo e escolha Biblioteca de documentos. Você pode criar uma biblioteca em branco, copiar uma que já existe no site ou usar um modelo fornecido pela Microsoft.

Em seguida, informe o nome da biblioteca (no exemplo, “Financeiro”) e, se quiser, uma descrição. Marque Mostrar na navegação do site para que ela apareça no menu e clique em Criar.

Pronto: a biblioteca é criada e já pode receber arquivos e pastas.

Colunas: os atributos dos documentos

Cada documento pode ter atributos, o que facilita muito as buscas no futuro. Esses atributos são campos (colunas) associados a cada documento ou pasta.

Por exemplo: na biblioteca do Financeiro, cada item pode ter um Centro de Custo e uma Data de Validade. Assim, fica fácil filtrar todos os documentos de um centro de custo ou ver quais vencem no próximo mês.

Para incluir uma coluna, clique em + Adicionar coluna no cabeçalho da biblioteca e escolha o tipo de campo.

Tipos de colunas disponíveis

• Texto: campo de texto de até 255 caracteres.
• Várias linhas de texto: para textos longos ou formatados, como a descrição de um item. Armazena até 63.999 caracteres, e você define quantas linhas aparecem no preenchimento.
• Data e hora: armazena datas do calendário ou datas com horário. O formato segue as configurações regionais do site.
• Opção: o usuário escolhe em uma lista de valores definida por você. É ideal para manter os dados consistentes, porque limita o que pode ser preenchido.
• Pessoa ou grupo: oferece uma lista pesquisável de pessoas e grupos da organização.
• Número: para valores numéricos que não são monetários.
• Sim/Não: para informações do tipo verdadeiro/falso, como se alguém vai participar de um evento. Aparece como uma caixa de seleção: marcada indica Sim, desmarcada indica Não.
• Hiperlink: armazena o endereço (URL) de uma página da web, imagem ou outro recurso. Conforme o formato escolhido, exibe um link clicável ou a própria imagem.
• Moeda: para valores monetários.
• Localização: adiciona dados de localização do Bing Mapas ou do diretório da organização, com colunas extras para filtrar e pesquisar por endereço, cidade, estado, país, CEP, coordenadas ou nome.
• Imagem: permite anexar um único arquivo de imagem a cada item da lista ou biblioteca.
• Ver todos os tipos de coluna: abre a tela completa de configuração de campos, com outros tipos, como Calculado (faz cálculos com base em outras colunas) e Consulta (busca informações em outra lista ou biblioteca).

Quer conhecer as outras estruturas do SharePoint, como listas, páginas e sites de comunicação? Leia Objetos e Estruturas do SharePoint.

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