Criar um site no SharePoint pelo Office 365 é mais simples do que parece. Em poucos minutos, é possível ter um ambiente centralizado para armazenar documentos, comunicar informações para a equipe e organizar o trabalho de forma colaborativa, tudo dentro do ecossistema Microsoft 365.
O processo começa pelo Centro de Administração do Microsoft 365 ou diretamente pelo SharePoint Online, onde você escolhe o tipo de site, define as configurações básicas e já pode começar a personalizar as páginas. Não é necessário instalar nada nem ter conhecimentos de programação.
Este guia cobre tudo o que você precisa saber: desde os pré-requisitos de licença até a personalização de páginas e o controle de permissões. Se você quer entender melhor o que é o SharePoint e para que ele serve antes de começar, vale dar uma lida nesse contexto primeiro.
O que é necessário para iniciar no SharePoint Online?
Para criar e gerenciar sites no SharePoint Online, você precisa de uma conta Microsoft 365 com uma licença que inclua o SharePoint. A maioria dos planos corporativos já contempla esse recurso, mas é importante verificar antes de começar.
Além da licença, você precisará de permissão administrativa ou de criação de sites dentro da organização. Em ambientes corporativos, essa permissão é controlada pelo administrador de TI, que pode liberar ou restringir a criação de novos sites para usuários comuns.
Com esses dois pontos resolvidos, o acesso ao SharePoint Online é feito diretamente pelo navegador, sem instalação adicional. Qualquer computador com conexão à internet e um navegador atualizado é suficiente para começar.
Quais são os pré-requisitos de licença do Microsoft 365?
O SharePoint Online está incluído nos planos Microsoft 365 Business Basic, Business Standard, Business Premium e em todos os planos Enterprise (E1, E3, E5). Planos mais básicos, como o Microsoft 365 Apps for Business, podem ter acesso limitado a alguns recursos da plataforma.
Se a sua organização usa o Office 365 E3 ou E5, você tem acesso completo ao SharePoint, incluindo recursos avançados como políticas de conformidade, retenção de dados e integração com o Microsoft Purview.
Antes de criar o primeiro site, confirme com o administrador do Microsoft 365 da sua empresa qual é o plano contratado e se a criação de sites por usuários está habilitada. Em muitas organizações, essa configuração fica centralizada para evitar proliferação de sites sem governança.
Vale lembrar que o SharePoint Online é diferente do SharePoint Server, versão instalada localmente. Este guia foca exclusivamente na versão em nuvem, acessível pelo Microsoft 365.
Como escolher entre Site de Equipe ou de Comunicação?
Ao criar um novo site, o SharePoint oferece dois modelos principais: Site de Equipe e Site de Comunicação. A escolha certa depende do objetivo do site.
O Site de Equipe é indicado para colaboração interna. Ele cria automaticamente um grupo do Microsoft 365, integrando o site ao Teams, Planner e Exchange. É ideal para equipes que precisam compartilhar arquivos, gerenciar tarefas e se comunicar em um espaço comum.
O Site de Comunicação é voltado para distribuição de informações. Não cria um grupo vinculado e é projetado para que um grupo menor de pessoas publique conteúdo para um público maior, como uma intranet corporativa, portal de notícias ou central de comunicados.
- Site de Equipe: colaboração, arquivos compartilhados, integração com Teams
- Site de Comunicação: notícias, comunicados, portais informativos
Se o seu objetivo é montar uma intranet corporativa, o Site de Comunicação costuma ser o ponto de partida mais indicado, podendo ser complementado por Sites de Equipe para cada departamento.
Passo a passo para criar o seu primeiro site
Com a licença confirmada e o tipo de site definido, o processo de criação é direto. Acesse o SharePoint Online pelo endereço sharepoint.com com sua conta Microsoft 365 ou pelo ícone do SharePoint no menu de aplicativos do Microsoft 365.
Na página inicial do SharePoint, clique em “+ Criar site”, no canto superior esquerdo. Escolha entre Site de Equipe ou Site de Comunicação e siga as etapas de configuração. Todo o processo acontece em uma janela lateral, sem redirecionamentos.
Em poucos minutos, o site estará criado e pronto para receber conteúdo. O SharePoint já aplica um layout padrão que pode ser completamente personalizado depois.
Como definir o nome, descrição e idioma do site?
Após escolher o modelo do site, a primeira tela pede o nome do site. Esse nome é importante porque também define o endereço URL do site dentro da organização. Escolha um nome claro, curto e representativo do propósito do site.
No campo de descrição, explique brevemente o objetivo do site. Essa informação aparece nos resultados de busca internos do SharePoint e ajuda outros colaboradores a entenderem o propósito antes de acessar.
O campo de idioma define a língua padrão da interface do site. Para ambientes brasileiros, selecione Português (Brasil). Atenção: o idioma definido na criação não pode ser alterado depois sem recriar o site, então escolha com cuidado.
No caso do Site de Equipe, o sistema também verifica automaticamente se o nome escolhido já está em uso dentro da organização. Se houver conflito, sugestões de endereço alternativo são apresentadas na mesma tela.
Como configurar os níveis de privacidade e acesso?
Ainda na etapa de criação, você define a privacidade do site. Para Sites de Equipe, há duas opções:
- Público: qualquer pessoa da organização pode acessar o site e seu conteúdo sem precisar ser adicionada.
- Privado: apenas membros adicionados explicitamente têm acesso. Ideal para projetos confidenciais ou equipes específicas.
Sites de Comunicação não têm essa distinção da mesma forma. Por padrão, qualquer pessoa da organização pode visualizar o conteúdo, mas somente os proprietários e membros designados podem editar.
Escolha Privado sempre que o conteúdo do site envolver informações sensíveis, dados de clientes ou processos internos restritos. A configuração pode ser alterada depois, mas começar com a privacidade correta evita exposição acidental de dados.
Para aprofundar o tema de acesso externo e como o SharePoint pode ser acessado fora da rede corporativa, confira este conteúdo sobre como acessar o SharePoint pela internet.
Como personalizar o conteúdo e o design das páginas?
Depois que o site é criado, o SharePoint exibe uma página inicial com um layout padrão. Essa estrutura serve como ponto de partida, mas quase tudo pode ser modificado: cores, logo, banners, seções e blocos de conteúdo.
A personalização acontece no modo de edição, acessado pelo botão “Editar” no canto superior direito da página. A interface é visual e baseada em arrastar e soltar, sem necessidade de código.
Cada página é composta por seções e dentro de cada seção ficam as web parts, que são os blocos de conteúdo. Você pode adicionar textos, imagens, links, documentos, vídeos e muito mais usando esse sistema.
Como adicionar e editar novas páginas no SharePoint?
Para criar uma nova página no site, acesse o menu “Páginas” na barra lateral de navegação ou clique em “Novo” > “Página” na barra de comandos da biblioteca de páginas.
O SharePoint oferece modelos de página prontos, como página em branco, página de notícias, página visual e outros layouts temáticos. Escolha o modelo que melhor se encaixa no propósito da página e comece a editar.
Para editar uma página existente, abra-a e clique em “Editar” no canto superior direito. No modo de edição, você pode clicar em qualquer elemento para modificar o texto, trocar imagens ou reorganizar os blocos de conteúdo.
Ao terminar as edições, clique em “Republicar” para que as alterações fiquem visíveis para todos os usuários com acesso ao site. O SharePoint salva automaticamente rascunhos durante a edição, então não há risco de perder o trabalho.
Como inserir web parts e conteúdos interativos?
As web parts são os elementos centrais de qualquer página no SharePoint. Elas funcionam como blocos independentes que você adiciona, move e configura conforme a necessidade.
Para inserir uma web part, entre no modo de edição, passe o mouse entre duas seções ou no início de uma seção e clique no ícone de “+” que aparece. Uma galeria de web parts é exibida com dezenas de opções organizadas por categoria.
Algumas das web parts mais utilizadas incluem:
- Texto: para parágrafos, títulos e conteúdo editorial
- Imagem: para banners e ilustrações
- Notícias: para exibir posts recentes do site
- Links rápidos: para criar menus visuais de atalhos
- Documentos: para exibir arquivos de uma biblioteca específica
- Power BI: para incorporar relatórios e dashboards
- Forms: para inserir formulários do Microsoft Forms
Cada web part tem configurações próprias acessadas pelo ícone de lápis que aparece ao selecioná-la. Experimente diferentes combinações para criar páginas ricas e funcionais sem precisar de desenvolvimento.
Como organizar a navegação e o menu principal?
A navegação do site fica no menu lateral esquerdo (Sites de Equipe) ou no menu horizontal superior (Sites de Comunicação). Organizar bem esses menus é fundamental para que os usuários encontrem o que precisam rapidamente.
Para editar a navegação, clique em “Editar” diretamente no menu. Um painel lateral abre permitindo adicionar links, renomear itens existentes, criar submenus e reordenar os elementos por arrastar e soltar.
Cada item de menu pode apontar para uma página interna do site, um documento, uma lista, outro site do SharePoint ou qualquer URL externa. Isso permite criar uma estrutura de navegação completa e conectada.
Algumas boas práticas para a organização da navegação:
- Limite o menu principal a no máximo seis ou sete itens de primeiro nível
- Use nomes curtos e descritivos, sem jargões internos
- Agrupe páginas relacionadas em submenus para reduzir a poluição visual
- Coloque os conteúdos mais acessados nos primeiros itens
Uma navegação bem estruturada reduz o tempo que os colaboradores levam para encontrar informações e melhora a adoção do site pela equipe.
Como gerenciar permissões e compartilhamento?
O controle de quem pode ver, editar ou administrar o site é feito pelo sistema de permissões do SharePoint. Entender essa estrutura é essencial para manter a segurança das informações e garantir que cada pessoa tenha apenas o acesso que precisa.
Por padrão, todo site criado no SharePoint tem três grupos de permissão: Proprietários, que têm controle total; Membros, que podem adicionar e editar conteúdo; e Visitantes, que podem apenas visualizar.
Esses grupos podem ser gerenciados pelo menu Configurações do site, acessado pelo ícone de engrenagem no canto superior direito. A partir daí, você adiciona pessoas, remove acessos e ajusta os níveis de permissão conforme necessário.
Para saber mais sobre como compartilhar arquivos e pastas dentro do ambiente, veja como funciona o compartilhamento de arquivos no SharePoint.
Como adicionar membros e proprietários ao grupo?
Para adicionar pessoas ao site, acesse Configurações do site > Permissões do site ou, no caso de Sites de Equipe, use o botão “Convidar pessoas” disponível na página inicial.
Ao adicionar alguém, você define o nível de acesso: Proprietário, Membro ou Visitante. Cada nível tem capacidades diferentes dentro do site:
- Proprietário: gerencia configurações, permissões e pode excluir o site
- Membro: cria, edita e exclui conteúdo, mas não altera configurações do site
- Visitante: apenas leitura, sem possibilidade de edição
Em Sites de Equipe, adicionar alguém como membro também o inclui automaticamente no grupo do Microsoft 365 vinculado, dando acesso ao Teams, SharePoint e outros recursos conectados.
Defina ao menos dois proprietários para cada site. Isso evita situações em que o único proprietário sai da empresa e ninguém mais tem permissão para gerenciar o ambiente.
Como configurar permissões exclusivas para pastas?
Por padrão, pastas e documentos dentro de uma biblioteca herdam as permissões do site. Mas é possível aplicar permissões exclusivas a itens específicos, o que é útil quando uma pasta contém documentos que apenas um subgrupo pode acessar.
Para isso, acesse a pasta desejada, clique nos três pontos ao lado do nome e selecione “Gerenciar acesso” ou “Detalhes”. Em seguida, clique em “Parar de herdar permissões” para que aquela pasta tenha sua própria configuração independente do restante do site.
A partir daí, você adiciona ou remove usuários e grupos com níveis de permissão específicos para aquela pasta. Qualquer alteração feita nas permissões gerais do site não afetará mais esse item.
Esse recurso exige atenção, pois permissões exclusivas em muitos itens podem dificultar o gerenciamento a longo prazo. Use com moderação e documente as exceções criadas. Para entender melhor como criar e organizar pastas no SharePoint, há um guia específico sobre o tema.
Quais são as melhores práticas e limites da plataforma?
O SharePoint Online é uma plataforma robusta, mas funciona melhor quando usado com planejamento. Alguns limites técnicos e boas práticas fazem diferença na experiência dos usuários e na saúde do ambiente a longo prazo.
Limites importantes a conhecer:
- Cada biblioteca de documentos suporta até 30 milhões de arquivos, mas o desempenho melhora com bibliotecas menores e bem organizadas
- O tamanho máximo por arquivo é de 250 GB
- URLs de pastas e arquivos têm limite de 400 caracteres no total, então estruturas muito profundas de subpastas podem causar problemas
- Cada site de equipe tem um armazenamento padrão vinculado à cota da organização no Microsoft 365
Boas práticas recomendadas:
- Defina uma convenção de nomenclatura para sites, bibliotecas e pastas antes de começar a criar conteúdo
- Evite criar muitos subsites. A arquitetura moderna do SharePoint favorece sites planos com hubs em vez de hierarquias profundas
- Ative o versionamento nas bibliotecas de documentos para manter histórico de alterações. Caso precise, é possível recuperar arquivos deletados no SharePoint com facilidade quando esse recurso está ativo
- Revise as permissões periodicamente, especialmente quando colaboradores mudam de área ou saem da empresa
- Use os recursos nativos do SharePoint antes de buscar soluções externas. A plataforma oferece listas, fluxos de aprovação e alertas que resolvem muitos cenários sem customização
Para organizações que estão estruturando o SharePoint como base de uma intranet corporativa, o planejamento da arquitetura de informação antes da criação dos primeiros sites faz toda a diferença na adoção e na usabilidade do ambiente.
Se você quer implementar o SharePoint de forma estruturada, com governança, personalização e integração com outras ferramentas do Microsoft 365, a Bessa Consultores pode apoiar sua empresa nessa jornada. Nossa equipe desenvolve projetos completos de intranet e portais corporativos, desde a arquitetura até o treinamento das equipes.
